Otrzymanie certyfikatów to końcowy efekt działań, jakie konińska firma CompNet wykonała w ostrowskim Urzędzie Miejskim na przełomie lutego i marca br. W tym okresie firma przeprowadziła kontrolny Audyt Oprogramowania dla naszej instytucji. W trakcie całego procesu, sprawdzono czy każde zainstalowane oprogramowanie ma odpowiednie potwierdzenie w dokumentach takich jak: licencje, faktury zakupów, dokumentacje, nośniki. Stworzono także metryki i usunięto z komputerów niepożądane oprogramowanie. Firma z Konina zainstalowała również system do monitorowania wydajności pracy urzędników. „Audyt składał się z dwóch części. Dokonano inwentaryzacji zakupionego oraz zainstalowanego oprogramowania. Na tej podstawie opracowano raport. Cała procedura zakończyła się wręczeniem 2. certyfikatów, które potwierdzają, że Urząd Miejski spełnia wszelkie wymogi oraz wdrożył należycie procedury zarządzania oprogramowaniem” – stwierdził Sebastian Strzech, właściciel firmy CompNet, autoryzowany partner Microsoft, rekomendowany do wykonywania przyjaznych audytów oprogramowania.

Monitoring wydajności pracy, w pełni monitoruje, to co się dzieje na stanowiskach komputerowych czyli jakie strony internetowe są przeglądane, kiedy komputer jest włączony, a kiedy wyłączony, z jakich programów korzysta pracownik.

W wyniku przeprowadzonego audytu stwierdzono, że w Urzędzie Miejskim w Ostrowie Wielkopolskim nie ma zaniedbań w zakresie zarządzania oprogramowaniem. W związku z powyższym, audytor czyli firma CompNet wystąpił z wnioskiem o wydanie dla ostrowskiego magistratu Certfikatu Legalności - Microsoft License Management Certyfikation. Drugi Certyfikat Jestem Legalny otrzymaliśmy od Firmy CompNet. Dokumenty te potwierdzają legalność zainstalowanego w urzędzie oprogramowania.

Po uzyskaniu wspomnianych certyfikatów ostrowski Urząd Miejski będzie figurował w bazie danych Microsoft jako instytucja posiadająca legalne oprogramowanie. Dzięki temu zmniejsza się prawdopodobieństwo kontroli, a w jej przypadku gwarantuje szybkie i pomyślne zakończenie.

Warto zwrócić uwagę, iż właściwe zarządzanie oprogramowaniem to sposób na zaprowadzenie porządku i uzyskanie pewności, że wszystkie programy w firmie są wykorzystywane zgodnie z prawem.

Firma CompNet
Firma CompNet jako jedna z pierwszych w Polsce przeszła szereg rygorystycznych szkoleń z zakresu wykonywania audytów legalności oprogramowania, w efekcie, czego stała się partnerem Microsoft w ramach programu Software Assets Management, uzyskując tym samym uprawnienia do wystawienia Certyfikatu Legalności firmy CompNet oraz ubiegania się w imieniu klienta o wydanie certyfikatu Microsoft License Management Certyfication (certyfikat legalności) dla firm, instytucji spełniających jego warunki.

Przyjazny, profesjonalny, nowoczesny Urząd Miejski w Ostrowie Wielkopolskim

Z badań ankietowych wśród Ostrowian wynika, iż wizerunek pracowników Urzędu Miejskiego w Ostrowie uległ znacznej poprawie przez ostatnie cztery lata. W 2006 roku Ostrowianie pozytywnie oceniają urzędników, a zwłaszcza uprzejmość w kontaktach z interesantami, co jest wskaźnikiem wysokiej kultury obsługi klienta.

Celem Urzędu Miejskiego jest m.in. tworzenie przyjaznego klimatu, dogodnych warunków załatwiania spraw urzędowych. Realizacji temu służą m.in.:
a) sala obsługi interesanta
b) formularze, druki, które można pobrać ze strony internetowej UM i wypełnione dostarczyć do magistratu
c) system komputerowy pozwalający sprawdzić na jakim etapie w Urzędzie załatwiana jest dana sprawa

Warte, godne podkreślenia jest, iż zmiany zachodzące w standardach obsługi klientów Urzędu zostały dostrzeżone i docenione przez naszych mieszkańców. wizerunek pracowników Urzędu Miejskiego w Ostrowie uległ znacznej poprawie przez ostatnie cztery lata. W 2006 roku Ostrowianie pozytywnie oceniają urzędników, a zwłaszcza uprzejmość w kontaktach z interesantami, co jest wskaźnikiem wysokiej kultury obsługi klienta.

Budynek Urzędu Miejskiego
Nowe okna, odmalowana elewacja zewnętrzna, logo miasta na ścianie frontowej budynku, a na wprost drzwi wejściowych tablica informacyjna Urzędu Miejskiego – to efekt prac prowadzonych w 2004 i 2005 roku. Dzięki nim wygląd ostrowskiego magistratu wpisuje się do „katalogu” budynków, których renowacja elewacji sprawia, że centrum miasta nabiera nowego blasku. Wejście do Urzędu stanowią przeszklone, szerokie, automatycznie otwierane drzwi, a osoby na wózkach inwalidzkich mogą wjechać do magistratu po łagodnym podjeździe znajdującym się po przeciwnej stronie schodów wejściowych.

Sala obsługi interesanta – wizytówką urzędu w oczach mieszkańców.
Sala obsługi interesanta mieszcząca się na parterze Urzędu, z początkiem tego roku zyskała całkiem nowe oblicze i bez wahania zasługuje na miano nowoczesnej sali obsługi. Jej reorganizacja ma służyć sprawniejszej obsłudze klientów urzędu oraz stworzyć im bardziej dogodne warunki załatwiania spraw urzędowych. Osoby te nie muszą już stać przy biurkach tylko mogą skorzystać z krzeseł przystawionych do każdego stanowiska pracy, a jest ich łącznie 6. Liczbę tych miejsc zwiększono z myślą o zbliżającym się boomie związanym z wymianą dowodów. Postawiono także dwie ściany ze szkła i aluminium.

Formularze do pobrania
Na stronach portalu Urzędu Miejskiego (www.ostrow-wielkopolski.um.gov.pl) po prawej stronie klikając na zakładkę „Załatwianie spraw (formularze)” przejdziemy do stron BIP gdzie opisane są procedury załatwiania spraw urzędowych w poszczególnych wydziałach. W konkretnych przypadkach dołączone są odpowiednie druki wniosków (np. zgłoszenie rejestracji działalności gospodarczej) które można wydrukować i wypełnić w domu. Nie ma jednak możliwości przesłania wypełnionych druków drogą e-mailową, gdyż wiąże się to z tzw. podpisem elektronicznym i koniecznością uregulowania stosownych opłat administracyjnych.

Etap załatwianie spraw urzędowych
Nie wychodząc z domu można sprawdzić, na jakim etapie załatwiana jest nasza sprawa urzędowa. Można to uczynić korzystając ze strony internetowej – portalu Urzędu Miejskiego.
W Urzędzie Miejskim już działa system komputerowy umożliwiający uzyskanie za pośrednictwem Internetu informacji o etapie załatwiania sprawy w urzędzie. W związku z tym, pisma, wnioski (z wyjątkiem: wydania dowodu osobistego, kart meldunkowych oraz rozliczania faktur), prosimy składać w Sali Obsługi Interesanta, mieszczącej się na parterze w holu Urzędu Miejskiego. Osobie składającej dokumenty przydzielany jest indywidualny identyfikator, dzięki któremu może ona sprawdzić na jakim etapie jest załatwiana jej sprawa. W tym celu należy skorzystać z Internetu. Wchodząc na stronę (www.bip.ostrow-wielkopolski.um.gov.pl) dział - "Twoja sprawa" - "Sprawdź etap załatwienia Twojej sprawy", po wpisaniu numeru identyfikatora wyświetli się aktualna informacja o etapie załatwienia sprawy urzędowej.

PIAP
Pierwszy PIAP czyli publiczny punkt dostępu do Internetu pojawił się na parterze holu Urzędu Miejskiego w ubiegłym roku. Z darmowego dostępu do wybranych stron internetowych tj.: Urzędu Miejskiego, instytucji publicznych, kulturalnych naszego miasta, ostrowskich klubów sportowych czy Holdikomu lub stron rządowych, można korzystać w godzinach pracy magistratu.
Informujemy również, że osoby niepełnosprawne, jak i proszące o pomoc ze względu na trudności z poruszaniem się (np. inwalidzi) mogą załatwić swoje sprawy na terenie Urzędu Miejskiego poprzez pracownika przywołanego z Sali Obsługi Interesanta.

 

28.06.2006 r.